Etkinlik sektöründe uzun yıllardır çalışan biri olarak en sık duyduğum sorulardan biri şu:

"Siz ajans mısınız, acente misiniz?"

İşin ilginç tarafı, bu soruya bazen sektör profesyonellerinin bile net bir cevap verememesi.

Çünkü özellikle MICE sektöründe çalışan şirketler için bu iki tanım yıllar içerisinde birbirine karıştı, hatta çoğu zaman aynı anlamda kullanılmaya başlandı. Oysa kökenlerine baktığımızda aralarında önemli farklar var.

Peki etkinlik düzenleyen bir firma aslında nedir? Ajans mı, acente mi?

Önce Acente Nedir?

Acente kelimesi daha çok turizm sektöründen gelir.

Bir seyahat acentesi; uçak bileti satar, otel rezervasyonu yapar, transfer planlar, vize süreçlerinde destek verir ve seyahat operasyonlarını yönetir.

Özellikle kongre ve toplantı organizasyonlarında çalışan firmalar uzun yıllar boyunca TÜRSAB'a bağlı seyahat acentesi olarak faaliyet gösterdiler, gösteriyorlar.

Çünkü uluslararası bir kongre düzenlediğinizde iş sadece sahne kurmak ya da kayıt almak değildir.
Katılımcıların:

• Ulaşımı
• Konaklaması
• Transferleri
• Sosyal programları
• Teknik gezileri gibi birçok seyahat bileşeni de yönetilir.

Bu nedenle MICE sektörünün kökeninde aslında güçlü bir "acente" yapısı vardır.

Ayrıca Türkiye'de etkinlik sektöründe sıkça gözden kaçan önemli bir konu da mevzuat tarafıdır. Eğer bir firma misafirler adına konaklama rezervasyonu yapıyor, uçak bileti düzenliyor, transfer hizmeti planlıyor, paket program oluşturuyor veya seyahat hizmetleri satıyorsa, bu faaliyetler seyahat acentacılığı kapsamına girmektedir. Bu durumda firmanın yalnızca "etkinlik ajansı" olarak faaliyet göstermesi yeterli değildir; ilgili mevzuat kapsamında T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı tarafından verilmiş Seyahat Acentası İşletme Belgesine sahip olması ve TÜRSAB üyeliğini tamamlamış olması gerekir.

Özellikle ulusal ve uluslararası kongreler, incentive programları, bayi toplantıları ve MICE organizasyonlarında konaklama, ulaşım ve transfer hizmetleri sunan firmaların çoğu bu nedenle A Grubu Seyahat Acentası olarak faaliyet göstermektedir. A Grubu seyahat acentaları, mevzuata göre tüm seyahat acentacılığı hizmetlerini sunabilen yetkilendirilmiş kuruluşlardır.

Peki Ajans Nedir?

Ajans ise daha çok yaratıcılık ve iletişim tarafında konumlanır.

Bir etkinlik ajansı;

• Konsept geliştirir
• Deneyim tasarlar
• Marka iletişimini planlar
• Sahne ve dekor kurgular
• Katılımcı deneyimini oluşturur
• İçerik ve yaratıcı fikir üretir

Kısacası ajanslar "nasıl hissettireceğiz?" sorusuna cevap verir. Acente ise daha çok "nasıl organize edeceğiz?" sorusuyla ilgilenir.

Sorun Tam Da Burada Başlıyor

Bugünün etkinlik dünyasında bu iki rol artık birbirinden ayrılmıyor.

Kurumsal bir toplantıyı düşünelim. Müşteri bir etkinlik firmasından şunları bekliyor:

• Yaratıcı konsept
• Etkinlik tasarımı
• Dijital kayıt sistemi
• Konaklama yönetimi
• Transfer organizasyonu
• Sahne ve teknik ekipman
• Bütçe yönetimi
• Katılımcı deneyimi

Yani hem ajans hizmeti hem de acente hizmeti. Bu yüzden günümüzde birçok etkinlik şirketi aslında iki şapkayı aynı anda takıyor.

MICE Sektöründe En Doğru Tanım Nedir?

Bana göre günümüz MICE profesyonelleri için en doğru tanım: "Etkinlik Yönetim Şirketi" veya "Etkinlik ve MICE Yönetim Firması" çünkü yapılan iş sadece seyahat operasyonu değil. Sadece yaratıcı ajans hizmeti de değil. Aslında ikisinin birleşimi.

Bir etkinliğin başarısı artık yalnızca güzel bir sahne tasarlamakla ölçülmüyor. Katılımcının davet mektubunu aldığı ilk andan, etkinlik sonrası geri bildirim anketini doldurduğu son ana kadar geçen tüm deneyim yönetiliyor. Bu da klasik ajans veya acente tanımlarının ötesinde bir uzmanlık gerektiriyor.

Müşteriler İçin Neden Önemli?

Bir firma etkinlik tedarikçisi seçerken önce şu soruyu sormalı: "Karşımdaki şirket sadece organizasyon mu yapıyor, yoksa tüm deneyimi yönetebiliyor mu?"

Çünkü bugün başarılı etkinlikler;

• Lojistik yönetimini,
• Yaratıcı düşünceyi,
• Teknolojiyi,
• Katılımcı deneyimini,
• Finansal planlamayı

aynı çatı altında buluşturabilen ekipler tarafından gerçekleştiriliyor. Kartvizitte yazan unvanın önemi giderek azalırken, sunulan hizmetin kapsamı her geçen gün daha fazla önem kazanıyor.

Bu nedenle MICE sektöründe faaliyet gösteren birçok şirket aslında hem ajans hem de acentedir. Yaratıcı tarafta ajans gibi çalışırken, seyahat ve operasyon tarafında A Grubu Seyahat Acentası sorumluluğu taşırlar. Özellikle konaklama, transfer ve ulaşım hizmetleri içeren etkinliklerde "biz sadece ajansız" demek çoğu zaman yapılan işin kapsamını ve yasal yükümlülüklerini tam olarak ifade etmez.

Sonuç Ajans mı? Acente mi?

Aslında ikisi de.

MICE sektörünün gelişimiyle birlikte etkinlik profesyonelleri artık yalnızca bir seyahat düzenleyici ya da yalnızca yaratıcı bir ajans değil. Onlar; stratejiyi, yaratıcılığı, operasyonu ve misafir deneyimini aynı anda yöneten profesyoneller.

Belki de bugün kendimize yeni bir tanım bulmamız gerekiyor: "Deneyim Tasarımcısı ve Etkinlik Yöneticisi."

Çünkü modern etkinlik dünyasında mesele sadece insanları bir araya getirmek değil, onlara unutamayacakları bir deneyim yaşatmak.