Bir etkinlik projesi için teklif istemek, çoğu zaman birkaç e-posta gönderip fiyat beklemek gibi algılanabiliyor.

Oysa etkinlik sektörünün içinden baktığınızda süreç hiç de öyle değil.

Bir kurumsal firma farklı şehirlerde, farklı konseptlerde veya farklı operasyonel ihtiyaçlarla bir etkinlik planladığında; bu talep acente tarafında yalnızca “bir fiyat çalışması” olarak görülmüyor. Her talep, arkasında ciddi bir araştırma, keşif, tedarikçi görüşmesi, mekan değerlendirmesi, operasyon planlaması, bütçe çalışması ve çoğu zaman saatlerce süren ekip emeği anlamına geliyor.

Ve bütün bunlar, henüz işin gerçekleşip gerçekleşmeyeceği belli olmadan yapılıyor.

Bir teklif dosyasının arkasında ne kadar emek var?

Bir etkinlik talebi acenteye ulaştığında, ilk yapılan şey çoğu zaman fiyat yazmak değil; projeyi anlamaya çalışmaktır.

Mekanlar araştırılır.
Alternatif lokasyonlar değerlendirilir.
Ulaşım ve lojistik hesaplanır.
Konaklama seçenekleri incelenir.
Teknik ihtiyaçlar belirlenir.
Tedarikçilerle görüşülür.
Etkinliğin konseptine uygun fikirler geliştirilir.
Bütçe kalemleri oluşturulur.
Riskler değerlendirilir.
Ve bütün bunlar birbiriyle uyumlu hale getirilerek müşteriye sunulabilir bir proje haline getirilir.
Özellikle birden fazla şehir veya bölge talep edildiğinde bu çalışma daha da büyür.
Bazen tek bir talep için aynı anda onlarca kişi çalışır.
Üstelik bu emeğin karşılığında çoğu zaman herhangi bir hizmet bedeli alınmaz.
Çünkü sektörde uzun yıllardır yerleşmiş bir anlayış vardır:
“Teklif vermek işin bir parçasıdır.”
Belki öyledir.
Ancak burada konuşmamız gereken önemli bir ayrım var:
Teklif vermek ile proje geliştirmek aynı şey değildir.
Asıl mesele teklif istemek değil, teklifin değerini bilmek

Kurumsal şirketlerin farklı acentelerden teklif istemesi son derece doğal.
Hatta doğru acenteyi, doğru çözümü ve doğru bütçeyi bulabilmek için alternatifleri değerlendirmek sağlıklı bir satın alma yaklaşımıdır.
Buradaki mesele, teklif alınmasına karşı çıkmak değil.
Mesele, gerçek bir satın alma niyeti olmayan taleplerin de gerçek bir proje gibi hazırlanmasının sektörde yarattığı görünmeyen maliyet.
Bazen bir şirket henüz karar aşamasında değildir.
Bazen yalnızca yaklaşık bir fiyat görmek ister.
Bazen yönetim kuruluna veya üst yönetime sunmak için bir bütçe araştırması yapar.
Bazen de aynı talep çok sayıda acenteye gönderilir ve bütün acentelerden kapsamlı bir çalışma beklenir.
Bu noktada ortaya ilginç bir tablo çıkıyor.
Bir tarafta teklif almak isteyen şirket için birkaç e-posta ve toplantıdan oluşan bir süreç var.
Diğer tarafta ise bu talebi hazırlamak için saatler, hatta günler harcayan acente ekipleri var.
Ve çoğu zaman bu ekiplerin emeğinin herhangi bir karşılığı bulunmuyor.

Görünmeyen maliyet: Kaybedilen zaman

Etkinlik acenteleri yalnızca teklif hazırlamıyor.
Aynı zamanda o teklif üzerinde çalışırken başka projelere ayırabilecekleri zamanı da kullanıyorlar.
Bir acentenin proje ekibi bir talep üzerinde yoğunlaştığında, aynı saatlerde başka bir müşterinin projesine, devam eden bir etkinliğe veya yeni bir iş geliştirme fırsatına ayırabileceği zaman azalıyor.
Dolayısıyla burada yalnızca “teklif hazırlama süresinden söz etmiyoruz.

Fırsat maliyetinden de söz ediyoruz.

Daha da önemlisi, bir teklifin hazırlanmaması durumunda acentenin kaybettiği şey yalnızca zaman değil; bazen başka bir projeyi alma ihtimali.
Bu nedenle teklif sürecinin de ekonomik bir karşılığı olduğunu kabul etmek gerekiyor.

Bir başka önemli konu: Geri dönüş kültürü

Sektörde belki de teklif sürecinden daha önemli bir başka konu var:

Geri dönüş.

Bir acente günlerce üzerinde çalıştığı bir teklif gönderdiğinde, en azından projenin sonucu hakkında bilgi sahibi olmayı bekliyor.
Bütçe yüksek olabilir.
Proje ertelenmiş olabilir.
Başka bir acenteyle çalışılmaya karar verilmiş olabilir.
Proje tamamen iptal edilmiş olabilir.
Bunların hepsi iş hayatının doğal parçalarıdır.
Her teklifin işe dönüşmesi mümkün değildir.
Ancak teklifin sonucunun paylaşılması, iş ilişkisinin temel gereğidir.
“Bu bütçe bizim için uygun değil.”
“Projeyi ileri bir tarihe aldık.”
“Başka bir çözümle ilerleme kararı verdik.”
“Şimdilik projeyi durdurduk.”
Bazen tek bir cümle bile yeterlidir.
Çünkü acente açısından belirsizlik, teklifin kendisinden daha maliyetlidir.

Dünyada farklı modeller uygulanıyor

Bazı Avrupa ülkelerinde acentelerin teklif ve proje geliştirme süreçlerine farklı bir ekonomik modelle yaklaştığını görüyoruz.
Özellikle kapsamlı ve yaratıcı çalışma gerektiren projelerde, teklif/proje geliştirme aşaması için bir hizmet bedeli talep edilebiliyor.
Proje gerçekleştiğinde ise bu bedel toplam bütçeden düşülebiliyor.
Proje gerçekleşmezse, acente en azından gerçekleştirdiği profesyonel çalışmanın karşılığını almış oluyor.
Bu modelin her pazara veya her projeye doğrudan uygulanabileceğini söylemek doğru olmaz.
Türkiye'nin kendi ticari kültürü, rekabet koşulları ve satın alma alışkanlıkları var.
Ancak burada tartışılması gereken önemli bir prensip bulunuyor:
Profesyonel bir çalışmanın bir değeri vardır.
Bu değerin mutlaka her projede aynı yöntemle fiyatlandırılması gerekmeyebilir.
Fakat tamamen görünmez kabul edilmesi de sürdürülebilir görünmüyor.

Belki çözüm, “teklif ücreti” değil; doğru teklif modeli
Türkiye'de “Teklif için ücret ödemek zorundasınız” şeklinde katı bir sistemin kısa vadede kabul görmesi zor olabilir.
Bunun yerine sektörün birlikte geliştirebileceği daha esnek modeller düşünülebilir.

Örneğin;

• Ön görüş ve temel fiyat çalışması ücretsiz olabilir.
• Kapsamlı proje tasarımı ve konsept geliştirme hizmet bedeline tabi olabilir.
• Detaylı lokasyon araştırması, keşif ve operasyon planlaması ayrı bir proje geliştirme hizmeti olarak ele alınabilir.
• Belirli kapsamın üzerindeki tekliflerde proje geliştirme bedeli alınabilir.
• İş gerçekleştiğinde bu bedel toplam bütçeden mahsup edilebilir.
• Ve hangi model uygulanırsa uygulansın, teklif alınan acenteye mutlaka süreç sonucu hakkında geri dönüş yapılabilir.

Bunlar birer reçete değil.
Sektörün birlikte tartışabileceği seçenekler.

Çünkü bu ilişki iki taraflı

Etkinlik sektöründe sağlıklı bir iş ilişkisi yalnızca acentenin müşteriye sunduğu hizmetle kurulmaz.
Müşterinin de acentenin emeğine, zamanına ve uzmanlığına gösterdiği yaklaşım bu ilişkinin önemli bir parçasıdır.
Kurumsal şirketler açısından bakıldığında da konu aslında oldukça basit:
Doğru acenteyi seçmek, yalnızca en düşük fiyatı bulmak değildir.
Doğru acenteyi seçmek; deneyimi, yaratıcı yaklaşımı, operasyonel gücü, risk yönetimini, iletişimi ve projenin bütününü değerlendirmektir.
Bunun için de acentelerin yalnızca “fiyat veren firmalar” değil, proje geliştiren profesyonel çözüm ortakları olarak görülmesi gerekir.
Sektörün ortak bir zemine ihtiyacı var
Burada taraf seçmekten çok, ortak bir zeminden söz etmek gerekiyor.
Kurumsal firmalar da haklı olarak bütçelerini korumak, alternatifleri görmek ve doğru hizmet sağlayıcıyı seçmek istiyor.
Acenteler de haklı olarak ekiplerinin zamanını, uzmanlığını ve emeğini korumak istiyor.
İki tarafın beklentisi birbirine zıt olmak zorunda değil.

Belki artık sormamız gereken soru:
“Teklif neden ücretli olsun?”
değil,
“Hangi teklif için ne kadar emek harcanıyor ve bu emeği nasıl adil bir modele dönüştürebiliriz?”
olmalı.

Çünkü etkinlik sektörü yalnızca sahnelerden, mekanlardan, teknik ekipmanlardan ve bütçelerden oluşmuyor.
Bu sektörün arkasında düşünen, araştıran, planlayan, hesaplayan, risk alan ve çözüm üreten insanlar var.
Ve onların zamanı da bir kaynak.

Teklif, bir başlangıçtır
Her teklif bir iş olmayabilir.
Bunu acenteler biliyor.
Her proje de seçilen acenteyle gerçekleşmeyebilir.
Bunu da kabul ediyorlar.
Ancak her teklifin arkasında gerçek bir emek olduğunu kabul etmek, sektörün geleceği açısından önemli bir adım.
Belki bugün Türkiye'de herkesin aynı anda teklif ücretli bir sisteme geçmesi mümkün değil.
Ama daha nitelikli briefler hazırlanması, gerçek satın alma niyeti olmayan taleplerin azaltılması, daha az sayıda ama daha doğru acenteden teklif istenmesi, süreç sonunda mutlaka geri dönüş yapılması ve kapsamlı proje geliştirme çalışmalarının bir hizmet olarak değerlendirilmesi mümkün.
Çünkü sonunda kazanan yalnızca acente olmayacak.

Daha sağlıklı bir satın alma süreci, daha nitelikli teklifler, daha doğru bütçeler ve daha güçlü projeler müşterinin de kazanımı olacak.

Etkinlik sektörü profesyonelleştikçe, teklif sürecinin de profesyonelleşmesi gerekiyor.
Belki de artık hep birlikte şu cümleyi yeniden düşünmenin zamanı geldi:
“Teklif vermek zorundayız.”
Bunun yerine:
“Doğru projeye, doğru emeği, doğru modelle koyalım.”
Çünkü iyi bir etkinlik, sahne kurulmadan çok önce başlar.
Ve iyi bir teklif de yalnızca bir fiyat listesi değildir.
Bir fikrin, bir ekibin ve ciddi bir emeğin ilk halidir.