Kurumsal bir etkinlik planlamak; bir mekân bulmak, sahneyi kurmak, davetiyeleri göndermek ve etkinlik günü her şeyin yolunda gitmesini beklemekten çok daha fazlasıdır.

Bu nedenle birçok kurum, etkinliklerini güvenilir bir acenteye veya deneyimli bir etkinlik profesyoneline emanet eder. Çünkü profesyonelin asıl görevi yalnızca isteneni yapmak değil; deneyimi, öngörüsü ve saha bilgisiyle henüz görülmeyen riskleri önceden fark etmektir.

Tam da burada önemli bir konu ortaya çıkıyor.
Bazen kurum, profesyonelden destek alıyor ama profesyonelin önerilerini dikkate almıyor.

“Biz bunu böyle istiyoruz.”
“Geçmişte de böyle yaptık.”
“Bence sorun olmaz.”
“Bütçeyi aşmayalım, bunu çıkaralım.”
“Keşfe gerek yok, mekânı biliyoruz.”

Elbette son karar her zaman müşterinindir. Etkinliğin sahibi kurumdur ve nihai tercih ona aittir.

Ancak bir etkinlik profesyonelinin yaptığı uyarının amacı işi zorlaştırmak, bütçeyi büyütmek veya müşterinin kararına müdahale etmek değildir.

Tam tersine.

O uyarı, etkinliğin daha iyi olması içindir.
Bir teknik detayın değiştirilmesini önermek, sahne yerleşimini sorgulamak, yükleme alanını kontrol etmek, program akışındaki bir riski belirtmek, yedek ekipman önermek ya da belirli bir uygulamanın bütçeye etkisini anlatmak; çoğu zaman etkinlik günü yaşanabilecek bir problemi önceden ortadan kaldırmak anlamına gelir.

Çünkü etkinlik sektöründe bazı hataların maliyeti, onları önceden çözmenin maliyetinden çok daha yüksektir.

Ve bazen problem etkinlik günü ortaya çıktığında artık “keşke” demenin hiçbir faydası kalmaz.

Peki sorun nerede başlıyor?

Kurum, kendi kararını verir. Bu son derece doğaldır.
Fakat kararın sonucunda bir problem yaşandığında, daha önce yapılan uyarılar unutulup sorumluluk yalnızca acenteye veya etkinlik profesyoneline bırakılırsa burada bir iletişim problemi ortaya çıkar.

Oysa iyi bir etkinlik; müşteri ne derse onu yapan bir tedarikçiyle değil, müşterisiyle birlikte düşünen bir profesyonelle daha başarılı olur.
Acentenin görevi her talebe “evet” demek değildir.
Bazen “Bunu böyle yaparsak şu risk oluşabilir” diyebilmek de profesyonelliğin bir parçasıdır.
Bazen “Bu bütçeyle bu beklentiyi aynı anda karşılamak mümkün olmayabilir” demek gerekir.
Bazen de “Bu uygulamayı değiştirelim; çünkü etkinlik günü sorun yaşayabiliriz” diyebilmek gerekir. Bunlar itiraz değil, sorumluluk alma biçimidir.

Etkinlik bir ortak üretimdir

Kurumsal etkinliklerde en iyi sonuç, kurumun hedefleriyle etkinlik profesyonelinin deneyiminin aynı masada buluştuğu noktada ortaya çıkar.
Kurum; markasını, hedef kitlesini, beklentisini ve mesajını bilir.
Etkinlik profesyoneli ise sahayı, operasyonu, zamanı, teknik gereklilikleri, lojistiği ve olası riskleri bilir.
İki taraf da kendi uzmanlığını ortaya koyduğunda ortaya çok daha güçlü bir iş çıkar.
Bu nedenle belki de etkinlik süreçlerinde kendimize şu soruyu sormak gerekiyor:
“Benim dediğim olsun mu?” değil, “Bu etkinlik için en doğru olan ne?”
Çünkü amaç kimin haklı çıktığını görmek değil.
Amaç; etkinlik sona erdiğinde herkesin aynı şeyi söyleyebilmesi: “İyi ki bunu en başında konuştuk.”

Etkinlik profesyonelinin uyarısı bazen bütçeyi artırabilir, bazen planı değiştirebilir, bazen de alışılmışın dışına çıkmayı gerektirebilir.
Ama çoğu zaman o uyarının arkasında tek bir amaç vardır:
Etkinlik günü problem yaşamamak ve misafire daha iyi bir deneyim sunmak.

Sonuçta başarılı bir etkinlik, yalnızca sahnede güzel görünen değil; perde arkasında doğru planlanan etkinliktir.
Ve bunun yolu da tek bir kişinin bildiğini yapmasından değil, uzmanlıkların birbirini dinlemesinden geçer.
Çünkü etkinlikte başarı, “Ben söylemiştim” demekle değil;
“Birlikte doğru kararı verdik” diyebilmekle ölçülür.