Bütçe onayından sonra görünmez maliyetlere katlanmak zorunda kalmamak için iyi bir ön hazırlık yapmak gerekir.

Konaklama otelini, etkinlik alanını, teknik ekipmanları, transfer araçlarını, basılı malzemeleri, hatta kulis giderlerini bile planladınız.

Bunlar zaten bütçeyi yaparken hazırda bulundurduğunuz Excel listenizde kayıtlı.

Ancak kimsenin planlamadığı ve olası aksilikler sonucunda oluşabilecek ek maliyetleri kimse kabul etmek istemez. Üstelik etkinlik bittikten sonra bunu ödemeyi asla kabul etmezler.

Oysa bu ne sizin ne de etkinlik sahibinin suçu. Bu sadece doğru planlama yapılmaması sonucunda oluşabilecek olağan giderler.

Her etkinlik ayrı bir hikaye olsa da her hikaye mutlu sonla bitmiyor ne yazık ki.

Yıllar içinde sayısız etkinlik sonucunda bütçelerinizi mahveden ve sonunda sizi etkinlik sahibiyle karşı karşıya getiren hayalet giderler;

- Açık alan zararları

Yaz partisi için özellikle olası en sıcak gün seçildi. Tüm katılımcıların motivasyonunu harika bir konsept ve ünlü bir sanatçıyla yukarı çıkaracaksınız. Çim alanda tüm hesaplamalar yapıldı. Sahnenin kurulacağı alan, yiyecek içecek istasyonları, dans edilecek alan. Zemin ve çim keşifleri yapıldı. Hesaplanamayan tek risk faktörü yağmurun yağmasıydı oda %1 ihtimaldi.

Etkinlikten 1 gün önce bu ihtimal gerçeğe dönüştü ve çimleri çamur alana çeviren bir yağmur yağdı. Etkinliği erteleme şansınız yoksa zeminin bozulması ve olası hasarlara karşı oluşabilecek m2 maliyetlere katlanmak zorundasınız.

Hiçbir etkinlik düzenleyicisi %1 risk faktörünün %100 maliyetini bütçesinde görmek istemez ama size önerim kuruşumdan mekanla olası hasar giderleri için anlaşın ve bu bütçeyi genel toplama almadan mutlaka maliyet kalemleriniz içinde tutun ve etkinlik sahibini uyararak sözleşmenize yazın.

- Kurulum günü maliyetleri

Genellikle kurulum günü maliyetlerine talep ediliyorsa mekan kira bedeli yazılır.

Oysa teknik ekip malzemeyi getirip kurduğu için kira bedeli talep ettiğinde ödemek istemeyiz. Ya da çalışan ekibin yiyecek içecek giderleri, erken gelip geç vakte kadar çalıştığında ulaşım / konaklama giderleri, varsa güvenlik ekibi kiralama maliyetleri hiç hesaba katılmaz. İş gerçekleşip fiş / faturalar masaya geldiğinde önemli bir miktar limit aşımı olur. Bu sebeple bu giderleri mutlaka hesaplayın ve tedarikçileriniz ile makul bir gider tutarı üzerinde anlaşın. Aksi taktirde ucu açık bir gider kalemine dönüşür.

- Belge Kontrol ve Giderleri

Havalimanında karşılama için masa açacaksınız. Dekor firmasından karşılama masasının ücretini bütçeye koydunuz ama havalimanına ödemeniz gereken masa kiralam ücretini unuttunuz..

Açık alanda drone uçuracaksınız. Drone kiralama maliyetini bütçeye koydunuz ama etkinliğin yapıldığı yerde alınması gereken izin maliyetlerini unuttunuz

Açık alanda büyük bir kongre, konser veya etkinlik düzenleyeceksiniz teknik, dekor, yiyecek içecek giderlerini hesapladınız ama şantiye belge giderlerini hesaplamadınız..

Tüm bunları mutlaka önceden düşünün ve hesaplayan, aksi taktirde sizi ve etkinlik sahibini üzen ciddi bir maliyet kalemi haline gelir

- Döviz Kurları Maliyetleri

Sürekli kullandığınız para birimi dışında bütçe yapan ve ödemeyi de talep ettiği para birimi ile isteyen bir şehirde etkinlik yapacaksınız.

Size bütçe onayınız etkinlikten 8 ay önce alırsınız ancak etkinlik gününe kadar kur sizi zarara sokar.

Kur farkı olan her konuda mutlaka önleminizi alın ve tarih ilerledikçe güncel durumu etkinlik sahibiyle gözden geçirin.

- Bütçe Onayından Sonra Gelen Ek talepler

Firma yetkilileri etkinlik başarısını arttırmak için sürekli yeni taleplerde bulunabilir. Mutlaka ek talepleri tek tek değil onaylanan bütçe ile beraber paylaşın. Bu hem onların kontrollü gitmesini sağlar, hem de fatura mutabakatında sizi zor durumda bırakmaz.

Firmalar, görünür olanı maliyetlendirmeleri kabul eder ama görünmez maliyetleri üstlenmek istemez. Bu yüzden önden tedbirli olmakta ve uyarmakta her zaman fayda vardır.

Ben planlamıştım demek, sürprizleri sever misiniz demekten daha iyidir.