Bir pazartesi sabahı telefon çaldı.

“Merhaba, üç hafta sonra bayi toplantımız var. Yaklaşık 500 kişi katılacak. Otel, sahne, sanatçı, kayıt sistemi, transfer, video çekimi, sosyal medya, sponsor yönetimi, protokol ağırlama, canlı yayın ve gala yemeğini organize etmenizi istiyoruz.”

Etkinlik yöneticisi notlarını aldı.

“Memnuniyetle. Bütçenizi öğrenebilir miyim?”

Telefondaki ses kısa bir sessizlikten sonra cevap verdi:

“Önce siz bir fiyat verin.”

Sektörde çalışan herkes bu konuşmayı en az bir kez yaşamıştır.

Etkinlik yöneticiliği dışarıdan bakıldığında renkli, eğlenceli ve gösterişli görünür. Sahnenin ışıkları yanar, müzik başlar, konuklar gelir ve organizasyon kusursuz ilerler. Fakat perde arkasında yüzlerce detay, onlarca tedarikçi ve binlerce karar vardır.

Peki etkinlik yöneticisinin sorumluluğu tam olarak nerede başlar ve nerede biter?

Aslında Ne Satılıyor?

Birçok kurumsal firma etkinlik satın aldığını düşünür. Oysa satın alınan şey sadece sahne, ses sistemi veya otel değildir. Satın alınan şey risk yönetimidir.

- Yağmur yağdığında alternatif planı hazırlayan,

- Sanatçı son dakika iptal ettiğinde çözüm bulan,

- Uçuşu geciken konuşmacıyı yetiştiren,

- Aynı anda on farklı tedarikçiyi yöneten kişi etkinlik yöneticisidir.

Misafirler hiçbir aksaklığı fark etmiyorsa, çoğu zaman bunun sebebi her şeyin sorunsuz gitmesi değil; olası sorunların görünmeden çözülmesidir. İşte etkinlik yöneticisinin sorumluluğu tam burada başlar. Ama ilginç olan şu ki, sorumlulukların sınırı çoğu zaman belirgin değildir.

"Her Şeyi Yönet" Beklentisi

Kurumsal şirketlerde etkinlik planlayıcısından bazen bir proje direktörü, bazen satın almacı, bazen reklam ajansı, bazen de kriz yöneticisi gibi davranması beklenir.

Toplantı salonu mu değişecek? Etkinlikçi çözsün.

CEO'nun konuşması mı revize edilecek? Asistanı ile etkinlikçi görüşsün..

Misafirlerin otel odalarında özel ikram mı olsun? Etkinlikçi organize etsin.

Sponsor bulunacak mı? Etkinlikçi arasın.

Basın daveti mi yapılacak? Etkinlikçi yönetsin.

Böylece kapsam genişler, beklenti büyür ve çoğu zaman ilk teklif hazırlanırken konuşulmayan işler zamanla organizasyonun doğal parçası haline gelir. Etkinlik yöneticisinin en büyük mücadelesi aslında organizasyon yapmak değil, kapsamı yönetmektir.

Kurumsal Firmalar Neden Bu Kadar Pazarlık Yapar?

Bunun birkaç nedeni vardır.

Birincisi, kurumsal şirketler kendi paralarını değil, şirket bütçesini harcarlar. Satın alma uzmanı veya pazarlama yöneticisi, bütçeyi verimli kullandığını göstermek zorundadır. Çoğu kurumda maliyet düşürmek bir performans kriteridir.

İkincisi, etkinlik hizmeti somut bir ürün değildir. Bir masa satın alırken ölçüsü bellidir. Bir bilgisayar satın alırken teknik özellikleri bellidir. Ama bir etkinliğin başarısı birçok görünmeyen emeğe dayanır. Planlama saatleri, yaratıcı fikir üretimi, kriz yönetimi, tedarikçi koordinasyonu, deneyim tasarımı... Bunların tamamı teklif dosyasında rakamlara dönüşse bile kolay ölçülemez. Bu yüzden bazı şirketler fiyatı, değerin önüne koyar.

Üçüncüsü ise sektörün kendi yarattığı bir algıdır. Yıllar boyunca bazı firmalar işi almak için maliyetlerin altına teklifler verdi. Sonuç olarak piyasa şu düşünceye alıştı: "Biraz daha pazarlık yaparsak mutlaka aşağı iner." Bu nedenle pazarlık birçok kurumda refleks haline geldi.

Peki Etkinlik Firması Para Kazanmasın mı?

İşin en ilginç tarafı budur. Kurumsal firmalar etkinlikten kusursuz sonuç bekler. En iyi ekip çalışsın ister. Deneyimli proje yöneticileri görev alsın ister. Alternatif planlar hazır olsun ister. Ancak bazen bu hizmetlerin sürdürülebilir olması için gerekli kârı görmezden gelir.

Oysa kâr, fazladan alınan para değildir. Kâr; ekibin maaşıdır, tecrübenin bedelidir, gelecek yatırımının kaynağıdır, kriz anında kullanılacak güvenlik yastığıdır. Etkinlik şirketi para kazanamazsa daha iyi hizmet üretmesi de zorlaşır. Uzun vadede bundan zarar gören yalnızca ajans değil, hizmet satın alan kurum da olur.

Satın Alma Süreci Ne Kadar Talepkâr Olmalı?

Elbette satın alma ekiplerinin sorgulaması gerekir. Fiyatın nasıl oluştuğunu sormalıdır. Alternatif teklif istemelidir. Maliyet kalemlerini incelemelidir. Şeffaflık talep etmelidir. Bunlar profesyonel iş yapmanın doğal parçalarıdır.

Fakat talepkâr olmak ile değeri yok saymak arasında ince bir çizgi vardır. Eğer görüşme yalnızca "kaç lira daha düşersiniz?" sorusuna dönüşürse, artık kalite, deneyim ve risk yönetimi konuşulmaz. Sadece fiyat konuşulur. Ve sadece fiyatın konuşulduğu yerde çoğu zaman en iyi çözüm değil, en ucuz çözüm kazanır.

Sorumluluğun Gerçek Sınırı

İyi bir etkinlik yöneticisinin görevi organizasyonun hedeflerine ulaşmasını sağlamaktır. Ama şirket içindeki her problemin çözüm merkezi olmak değildir. İyi bir satın alma ekibinin görevi maliyeti kontrol etmektir. Ama tedarikçinin sürdürülebilir şekilde çalışmasını imkânsız hale getirmek değildir.

Başarılı etkinlikler aslında pazarlık masasında değil, karşılıklı güven masasında doğar. Bir taraf sadece maliyete odaklandığında, diğer taraf sadece kâra odaklandığında, ortaya sıradan etkinlikler çıkar. Ama iki taraf da değeri gördüğünde, aynı bütçe ile çok daha güçlü deneyimler yaratılabilir.

Çünkü etkinlik sektörü aslında sahne, ışık ve ses işi değildir. İnsanların aylar sonra bile hatırladığı deneyimleri tasarlama işidir. Ve deneyimin gerçek maliyeti çoğu zaman sahnede görünenlerden değil, perde arkasında görünmeyen emekten oluşur.